NHỮNG LƯU Ý VỀ HỢP ĐỒNG CHO THUÊ VĂN PHÒNG

• Đối tượng ký kết
• Các vấn đề pháp lý
• Cách tính diện tích và giá thuê
• Các giấy tờ pháp lý
• Quyền cho thuê và sử dụng được phép

1.1 Đối tượng ký kết trong hợp đồng

         Hợp đồng thuê văn phòng là một văn bản ghi nhận các cam kết và ràng buộc pháp lý của người cho thuê văn phòng đối với bên thuê văn phòng. Đối tượng của hợp đồng thuê ở đây chính xác là văn phòng cho thuê. Vậy cho nên trong hợp đồng thuê văn phòng phải thể hiện rõ ràng với những con số chính xác về chiểu ngang, chiểu dọc, diện tích bao gồm diện tích sử dụng chung và riêng, những tài sản để ở đâu và các thiết bị khác nếu có.

Ngoài ra, hợp đồng thuê văn phòng sẽ có 2 pháp nhân, một là đơn vị  thuê và một là đơn vị  thuê văn phòng, ghi nhận mọi quyền  và trách nhiệm của hai bên trong  thời gian thuê. Hợp đồng sẽ nhận được sự đồng ý của 2 bên và sẽ được  chia thành 2 bản, mỗi bên giữ một bảng và sẽ có hiệu lực pháp lý như nhau.

Hầu hết chúng ta đều phải nhờ đến các nhà cung cấp dịch vụ như luật sư hay đội ngũ pháp lý của các cơ quan cho thuê để có được một  hợp đồng hoàn chỉnh và giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra.

1.2 Các vấn đề pháp lý

Để một bản hợp đồng thuê được hoàn chinh và đi vào sử dụng cần cản xác định được toà nhà văn phòng cho thuê đã đáp ứng được đầy đủ những nhu cấu về pháp lý và có khả năng cho thuê theo quy định trong những văn kiện luật pháp quy định hay chưa.

Thời hạn thuê văn phòng

Trong mỗi trường hợp thuê khác nhau, thời hạn thuê văn phòng ngắn hạn hay dài hạn sẽ được quy định rõ dưới sự đồng ý của cả 2 bên. điều này cũng là một trong các giải pháp thuê văn phòng cho trường hợp kinh doanh không thành công, nhiều chủ doanh nghiệp lựa chọn cách thức cho thuê văn phòng một thời gian ngắn, như thế họ sẽ không phải tiêu tốn một lượng chi phí lớn khi không còn dùng nữa. Bên cạnh đó, những doanh nghiệp nhiều năm kinh nghiệm sẽ tìm cho mình một vị trí đắc địa và ít khi có sự thay đổi.

Và với thực tế ngày nay thì không phải dễ dàng tìm thấy nơi nào chấp nhận cho thuê văn phòng trong thời gian ngắn, rất nhiều toà nhà lớn không chấp nhận cho thuê với thời hạn dưới 1 năm.

• Cách tính diện tích và giá thuê
• Các giấy tờ pháp lý

9 Điểm Cần Lưu Ý Về Hợp Đồng Thuê 

9 Điểm Cần Lưu Ý Về Hợp Đồng Thuê

Hợp đồng thuê văn phòng là biên bản quan trọng trong việc xác nhận và là cơ sở để thanh toán chi phí thuê văn phòng, để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của bên thuê và bên cho thuê văn phòng.

Vậy khi soạn thảo mẫu hợp đồng thuê văn phòng làm việc công ty cần chú ý đến những điểm gì? Với kinh nghiệm tư vấn & hỗ trợ thuê văn phòng trong nhiều năm,.

1. Địa điểm và diện tích thuê/cho thuê

Điểm đáng lưu ý thứ nhất trong hợp đồng là diện tích thuê văn phòng chính xác là bao nhiêu. Các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp hạng A, B, C chỉ tính tiền thuê cho những diện tích khách hàng thực tế sử dụng. Diện tích văn phòng bạn phải trả tiền thuê cụ thể sẽ dựa vào diện tích thuê được đo theo phương pháp nào.

Điểm đáng lưu ý thứ nhất trong hợp đồng là diện tích thuê văn phòng chính xác là bao nhiêu

Có 3 phương pháp đo diện tích như sau:

1. Đo thông thủy, trong lòng văn phòng;
2. Đo theo tim tường và vách bao quanh văn phòng;
3. Đo theo mép ngoài của tường và vách bao quanh văn phòng.

Phương pháp đo theo thông thủy ít hơn 3 – 5% đo theo diện tích xây dựng (mép ngoài của tường). Một lưu ý khác là cần đo lại diện tích trước khi ký hợp đồng.

2. Thời gian thuê và điều kiện gia hạn

Thời gian thuê trong hợp đồng cần xem các mốc thời gian:

Ngày hợp đồng bắt đầu có hiệu lực và bên thuê bắt đầu bị tính phí thuê văn phòng là ngày nào. Các thời gian chờ làm nội thất văn phòng có được tính vào hợp đồng không vv.vv

Khi sắp đến thời hạn thuê văn phòng bên thuê và bên cho thuê thực hiện gia hạn hợp đồng như thế nào? Phải thông báo trước bao lâu cũng là những điều cần đưa vào hợp đồng.

3. Điều khoản giá thuê và chi phí thuê văn phòng

Phí thuê văn phòng là khoản chi phí mà khách thuê trả cho các dịch vụ, tiện ích tòa nhà cung cấp gồm: Lễ tân, an ninh, vệ sinh, nước trong khu vực WC, chiếu sáng và điều hòa khu vực công cộng, vận hành thang máy, diệt côn trùng, chăm sóc cây xanh v.v.

Phí dịch vụ thông thường không bao gồm: Tiền điện trong diện tích thuê, tiền đỗ ô tô, xe máy … Tuy nhiên một số tòa nhà cho miễn phí một số lượng xe nhất định tương ứng với diện tích sàn văn phòng.

Ngoài ra còn các khoản phí phát sinh khác như: làm ngoài giờ, tiền điện theo các bậc – mức tiêu thụ

4. Điều khoản thanh toán và tiền tệ thanh toán

Mặc dù pháp luật hạn chế các giao dịch trong nước sử dụng USD. Do giá USD/VNĐ thường không ổn định nên trong hợp đồng cần quy định giá thuê văn phòng tính theo loại tiền tệ nào, khi có biến động tỉ giá thì thay đổi như thế nào (nếu có).

Điều khoản thanh toán và tiền tệ thanh toán

5. Trách nhiệm của bên cho thuê

• Về việc bàn giao mặt bằng.
• Về việc đảm bảo tính pháp lý của văn phòng.
• Về các vấn đề xử lý sự cố phát sinh của văn phòng mà lỗi không thuộc bên thuê.

6. Trách nhiệm của bên thuê

• Trách nhiệm thanh toán tiền thuê
• Trách nhiệm sử dụng và bảo trì văn phòng
• Chấp hành quy định pháp luật và của tòa nhà
• Chấp hành mọi quy định về bảo vệ vệ sinh môi trường, an ninh trật tự công cộng, phòng cháy chữa cháy.

7. Điều khoản về bảo dưỡng, sửa chữa nhà & các trang thiết bị

Trong quá trình sử dụng văn phòng thuê. Các chi phí phát sinh liên quan đến bảo dưỡng – sửa chữa văn phòng được quy định như thế nào? bên nào phải chịu thanh toán các chi phí này cũng là điều cần được đề cập đến.

Điều khoản về bảo dưỡng, sửa chữa nhà & các trang thiết bị

Nếu trong chi phí đã có khoản phí bảo trì văn phòng thì đương nhiên bên cho thuê phải có trách nhiệm. Tuy nhiên nhiều trường hợp không nêu rõ khiến văn phòng xuống cấp mà không có ai bảo trì, sửa chữa. Đó là điều cần tránh.

8. Điều khoản chấm dứt hợp đồng

Chấm dứt hợp đồng có nhiều trường hợp:

– Hết hạn hợp đồng & các trường hợp khách quan hoặc bất khả kháng khác.

– Nếu quá trình thực hiện, hợp đồng chấm dứt hợp đồng trước thời hạn do các lý do khác, bên thuê nên gửi Công văn thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng để tiến hành chấm dứt hợp đồng, giải quyết chi phí và tiền đặt cọc một cách thỏa đáng.

9. Cam kết chung & hiệu lực của hợp đồng

Như đã nói ở phần đầu. Các bên cần thỏa thuận thời gian có hiệu lực của hợp đồng.

NHỮNG SAI LẦM CẦN TRÁNH KHI KÝ HỢP ĐỒNG THUÊ VĂN PHÒNG

Thuê văn phòng là một quá trình mất nhiều thời gian và đòi hỏi sự kiên trì của khách thuê, từ khi tìm kiếm thông tin online cho tới khi ký kết hợp đồng. Tuy nhiên với những khách hàng không có nhiều kinh nghiệm có thể mắc phải không ít những sai lầm. Dưới đây Officespace chia sẻ những sai lầm phổ biến nhất mà các khách thuê cần tránh khi ký hợp đồng thuê văn phòng.

NHỮNG SAI LẦM CẦN TRÁNH KHI KÝ HỢP ĐỒNG THUÊ VĂN PHÒNG

Ký hợp đồng văn phòng cho thuê là bước gần như hoàn thiện quá trình chọn nơi làm việc mới của các doanh nghiệp. Đây là giai đoạn gần như kết thúc quá trình dài tìm, chọn lựa, cân nhắc để có không gian văn phòng mới ưng ý. Tuy nhiên, do vội vàng hay dành không đủ thời gian cho việc tìm văn phòng mới mà không ít các khách hàng gặp phải những sai lầm không đáng có khi ký hợp đồng như:

Ký hợp đồng khi chưa xem mặt bằng trực tiếp

Đây là một trong những sai lầm cơ bản mà không ít các khách hàng gặp phải. Sở dĩ nhiều khách thuê cho rằng mặt bằng thực tế cũng không có nhiều sự biến đổi so với mặt bằng qua bản vẽ hay sơ đồ online. Hay nhiều khách thuê cho rằng chỉ cần biết vị trí tòa nhà, kết cấu bên ngoài và không gian sảnh là có thể đánh giá mặt bằng chung.

Nhưng đây là quan điểm sai lầm, bởi thực tế, mặt bằng từng tầng cũng có sự khác biệt và sơ đồ bản vẽ không thể mô tả hết tất cả những chi tiết thực tế. Có thể mặt bằng văn phòng thực tế có những hư hỏng hay những chi tiết khiến bạn không hài lòng?

Hơn thế việc tham quan mặt bằng thực tế có thể giúp quý khách có thể dễ dàng lên ý tưởng thiết kế, set up văn phòng trong tương lai và biết được liệu văn phòng này có phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp hay không?

Vì vậy tốt hơn hết khách thuê nên trực tiếp tới tham quan và đánh giá chính xác hơn. Và quá trình xem mặt bằng thực tế hẳn cũng không mất quá nhiều thời gian, vậy tại sao phải vội vàng ký hợp đồng khi chưa xem mặt bằng thực tế.

Không đo đạc lại diện tích

Một sai lầm mà khá nhiều khách thuê gặp phải đó là không đo đạc lại diện tích, kiểm tra diện tích trên hợp đồng có chuẩn hay không? Thực tế diện tích xây dựng sẽ có sự khác biệt nhỏ so với diện tích thực, và phương pháp đo đạc diện tích cũng ảnh hưởng tương đối tới phần diện tích tính giá thuê. Chính vì vậy bạn nên đo đạc lại diện tích văn phòng thuê để đảm bảo độ chính xác trước khi ký hợp đồng thuê.

Không xem chi tiết các điều khoản trước khi ký kết

Không phải hợp đồng văn phòng nào cũng giống nhau. Những điều khoản thuê văn phòng còn phụ thuộc từ ban quản lý tòa nhà. Chính vì thế bạn nên xem xét thật kỹ những điều khoản trước khi ký kết. Đừng bỏ qua bất kỳ chi tiết nào kể cả trong phần PHỤ LỤC HỢP ĐỒNG bởi nó có thể mang tới những bất lợi lớn cho bạn trong suốt thời hạn thuê văn phòng.

Nếu có thể, quý khách có thể báo bên chủ tòa nhà gửi trước bản hợp đồng văn phòng để nghiên cứu điều khoản kỹ càng cũng như chuẩn bị tâm thế tốt hơn khi đàm phán từng điều khoản để có lợi nhất.

Ký hợp đồng nhưng không đàm phán các điều khoản

Nhiều khách hàng thuê văn phòng lầm tưởng rằng những điều khoản quy định trong hợp đồng bao gồm cả giá thuê và các chi phí là cố định và KHÔNG THỂ ĐÀM PHÁN. Nhưng thực tế, quý khách thuê hoàn toàn có thể thương lượng để có thể đạt được những điều khoản có lợi nhất cho mình. Hãy chuẩn bị thật tốt thông tin và nhờ tới sự hỗ trợ từ đơn vị tư vấn thuê văn phòng để có thể sẵn sàng đàm phám từng điều khoản để tối ưu lợi ích cho doanh nghiệp nhé!

>>> THUÊ VĂN PHÒNG QUA MÔI GIỚI CHUYÊN NGHIỆP